Egyre többen dolgozunk otthonról. A munkára való fókuszálás mindenkinek kihívás; elvonják a figyelmünket az értesítések, a telefonhívások, a száradó ruhák és a mosatlan edények. Ahhoz, hogy produktívan teljen a napod, és motivált maradjál, fontos úgy kialakítani a környezetedet, hogy semmi ne zavarhasson meg az otthoni munka során, miközben fókuszálsz.

Milyen tárgyak vesznek körül amikor otthonról dolgozol? Amint már biztosan tudod, egy rendszerezett, letisztult környezetben hatékonyabban tudsz otthonról dolgozni. Azt pedig mindannyian megtapasztaltuk, hogy a felesleges holmi rettentően gyorsan fel tud gyülemleni körülöttünk, ha nem figyelünk oda. Kifejezetten igaz ez, amikor otthonról végezhető a munkánk és a lakótérben próbálunk dolgozni. A családtagjaid megzavarnak, folyamatosan azon gondolkozol, hogy el kéne indítani a mosást vagy éppen vasalni kellene…  Ezeken felül még több vizuális zajra már biztosan nincsen szükséged.

Pontosan tudom, hogy az otthoni munkaterületed kialakítani és rendszerezni nagyon kimerítő lehet. Összeszedtem neked 5 tippet, amelyekkel hatékonyabban fogsz tudni otthonról dolgozni:

1. tipp: Pakold el, ami nem oda való

Az otthoni “iroda” sokszor nem egy különálló szoba, hanem egy sarok, egy étkezőasztal vége, vagy pedig a kanapénk. Gyakran ezek a felületek kacatmágnes gócpontok is egyben: olyan tárgyak és egyéb dolgok kerülnek ide, amelyek nem ide tartoznak. Mielőtt el kezdenénk dolgozni, ezeket vagy félre kell söpörni vagy pedig elpakolni, amivel mindig sok időt vesztegetünk el.

Keresd meg az állandó, kézre eső helyüket a lakásban ezeknek a gyakran felhalmozódó tárgyaknak! Így amikor el akarsz kezdeni reggel dolgozni… csak elkezded. Pénztárcáknak, bögréknek, szemétnek és egyéb tárgyaknak pedig máshol találj helyet. 

Az is segít, ha a kábeleket a megfelelő rendszerrel vezeted el, hogy ne legyenek kiálló vezetékek mindenhol körülötted. A kiálló kábelvégeket pedig címkézd fel, hogy melyik mihez való, így elkerülheted a felesleges össze-vissza dugdosást, mire kideríted, hogy melyik kábelt is kerested.

2. tipp: Válj meg attól, amit nem használsz

Nincs értelme olyan dolgokat őrizgetni, amit sosem fogsz (el)használni. Ezzel csak még több felesleges holmi fog körülvenni. Ehelyett válj meg tőlük: adományozd el, vidd be az óvodába vagy az iskolába, vagy ha már használhatatlan állapotban van, dobd ki.

Ilyenek lehetnek például a promóciós tollak az asztalod sarkában. Nézd meg, hogy melyik az a toll, amelyik valóban szépen fog, szereted használni, a többitől pedig válj meg. Azok közül, amiket megtartasz, csak 1-2 darabot hagyj elő, a többinek találj helyet a szekrényben vagy az íróasztal fiókjában.

További példák a felhalmozódó tárgyakra:

• kábelek (Biztos van olyan kábeled, amiről nem tudod, mit köt össze, ugye?),
• telefonok (Őrizgetsz régi telefont? Olyat is akár, ami már nem is működik? Egy régi korszak emléke?),
• megtelt füzetek (Hányszor fordult elő, hogy a régi füzeteidet elővetted volna és visszanézted hónapokkal később?),
• papírok (Amiket hazahoztál valamilyen konferenciáról és felhalmozva várják a sorsukat azóta is),
• könyvek (Amit félbe hagytál és emlékeztetőül odatetted az asztal sarkára, biztos, ami biztos…).

Engedd el a tárgyaidat! Csak elsőnek tűnik nehéznek, de ha úgy érzed, segítségre van szükséged, akkor olvass egy kicsit tovább.

3. tipp: Tartsd meg az asztalodat tárgyaktól mentesen

Kizárólag azok a dolgok legyenek az asztalodon, amiket aznap, éppen akkor használsz. Így jobban tudsz majd fókuszálni az adott napi munkádra és nem vonja el a figyelmedet más – aminek éppen nincsen itt az ideje, hogy foglalkozz vele. Ezzel elkerülöd, hogy folyamatosan csak tologasd a dolgokat az asztalodon jobbra-balra és megelőzöd, hogy mindent át kell kutatnod, mert nem találsz valamit. Ürítsd ki az asztalod és kizárólag azokat a dolgokat hagyd elérhető távolságban, amire aznap szükséged lesz.

Érdemes az alapján elrendezni a teret, hogy milyen gyakran használod a különböző eszközöket. Például, ha a nyomtatót minden nap használod, akkor egy könnyen elérhető helyre tedd. Ezt sem ajánlom, hogy az asztalra közvetlenül magad mellé tedd, az évente egyszer-kétszer használatos szakkönyveket pedig biztos, hogy ne az asztalodon tárold.

4. tipp: Adj otthont az otthontalanoknak

Ne várj arra, hogy visszategyél valamit a helyére. Ha már tudod, hogy nem fogod használni az ollót vagy celluxot, akkor tedd vissza őket a helyükre azonnal, amint befejezted a munkát. Ha kevés hely áll rendelkezésedre az otthoni munka során, akkor próbáld ki az egy be-egy ki elvet. Ha előveszel valamit, akkor egy már nem használatos eszközt a helyére kell tenned. Így sosem lesz túl sok tárgy az asztalodon.

Egy hatékony otthoni “irodát” három területre kell osztani:

• Munkaközpont: egy tiszta munkafelületet, egy számítógépet és a leggyakrabban használt irodai eszközöket tartalmazza.
• Hivatkozásközpont: az a hely, amely minden hivatalos papírt, könyvet és eszközt tartalmaz
• Készletközpont: a raktár, amely minden extra eszközt tartalmaz, amire most nincsen szükségünk, de pontosan tudjuk, minek hol a helye.

A bejövő papírokat három módszer szerint rendszerezheted:

• Állíts fel egy hatékony rendszert a Munkaközpontodban, ahol a bejövő papírokat tárolod. Lehetőleg egy olyan megoldást találj, ami állítva tárolja a papírt és ezáltal kevesebb helyet foglal.
• A Hivatkozásközpontban rendszerezd azokat a papírokat, amik ügyfélhez vagy pedig folyamatban levő projektekhez szükségesek.
• A Hivatkozásközpontban rendszerezd azokat a papírokat is, amelyeket hosszú távon meg kell tartanod. Mérlegeld, hogy elég-e e-mailben megőrizni, vagy tényleg papírformában lesz rá szükséged. Itt a címkézés, megjelölés, tehát a pontos beazonosítás lecsökkenti a keresgéléssel töltött időt. Szánj rá időt most, hogy amikor valóban szükséged lesz rá, ne okozzon bosszúságot, ha nem találod meg.

5. tipp: Rendszeresen szelektálj!

A felesleges holmik gyakran felhalmozódnak körülöttünk. Foglalj be magadnak minden hónapban 1-2 órát, amikor átnézed a munkaállomásod körül levő tárgyakat és megválsz azoktól, amiket már nem használsz. Ugyanekkor, amikre még szükséged van, azokat rakd a helyére, fűzd le és rendszerezd.

Általában az íróasztalra mint üres felületre a legkönnyebb “csak úgy” azokat a tárgyakat, papírokat lerakni, amiknek nincsen még kialakított helye az otthonunkban. Aztán egyre csak szűkül az a munkafelület, amin dolgozunk és a végén halomban állnak a dolgok, amiket minden nap nézegetünk, miközben másra szeretnénk fókuszálni.

Időről időre vizsgáld meg a környezetedet az otthoni munka során, hogy mennyire tudsz ott hatékonyan dolgozni. Vannak olyan akadályok, ami miatt nem tudsz a megfelelő tempóban haladni, amik megzavarják a koncentrálást?

+1 tipp: Motiváció megtartása az otthoni munka mellett

Amint kialakítottad a fizikai környezetedet, fókuszálj egy kicsit magadra is. Legyen egy napi rutinod: mikor kezdesz el dolgozni, mikor tartasz ebédszünetet és mikor fejezed be a munkát. Adj magadnak egy-két hetet, mire belerázódsz és ragaszkodj a kialakított, új rutinodhoz. A napközbeni hatékony munka kulcsa, hogy az online zavaró tényezőket is kiszűröd: kapcsold ki a különböző közösségi média értesítőket, legyen egy fix idő, amikor blokkosítva válaszolsz az e-mailjeidre.

Találd meg az egyensúlyt az otthoni relaxációs én-idő, és a hatékony otthoni munka között.

Amikor dolgozol, akkor valóban érezd is úgy magad, mintha a munkahelyeden töltenéd az időt. Öltözz fel, moss fogat és fésülködj meg. Így kevésbé fogsz azon mélázni, hogy visszamássz az ágyba: képes leszel hatékonyan a munkádra fókuszálni.

Ha nincs rend körülötted, akkor lassabban fogsz haladni a munkád során és kiszolgáltatottja leszel a kósza gondolatoknak. A házimunkáról, olyan teendőkről, aminek nem most van a megfelelő ideje és az egyéb zavaró dolgoknak. Tegyél rendet magad körül: kihat az életedre. Legyen egy dedikált otthoni munkaasztalod, egy biztos pont, ahonnan szeretsz dolgozni! Meglátod gördülékenyebben fogsz tudni dolgozni és sikeresebb leszel.

A Kívül Belül Boldogság Youtube csatornáján számos hasznos videót találhatsz még.