Iratrendezés: a rendetlenség felszámolása a papírok közt

iratrendezés mappákkal

Iratrendezés: a rendetlenség felszámolása a KonMari módszerrel

Ősszel belekezdtem az otthonunk rendbeszedésébe. Marie Kondo KonMari módszerének kategóriáit vettem alapul, igyekeztem minden nap egy kis adaggal végezni.  A ruhákkal egészen jól boldogultam, de mikor az iratrendezés került volna sorra, egy nagy padlás pakolás közbeszólt. A végeredménnyel nagyon meg voltam elégedve, csak közben az iratok nem haladtak. Sőt, a padlásról is előkerült 3 nagy doboznyi papír.  

Az eldugott papírok a padláson

Több háztartás és a korábbi tulajdonosuk minden irata vándorolt hozzánk az évek alatt. Ezek mindig csak arrébb kerültek, mert sok, mert érzelmi értékkel bír, mert “nem fontos”. Előkerültek a garanciális papírok és a számlák is.  Mióta saját háztartást vezetek (20 éve), úgy voltam vele, hogy semmit nem dobunk ki. Se iratot, se blokkot, számlát, levelet! Gyűrűs dossziéban voltak téma szerint. Pár havonta elrendeztem mindent. Aztán 3 gyerek mellett ez nem ment, csak halmozódtak a papírok és egyre kevésbé tudtam rávenni magam, hogy belekezdjek. Odáig jutott a dolog,hogy semmit nem találtam, semmi nem fért el. Korábban, ha kellett valami, pillanatok alatt elővettem. Ez kezdett nagyon hiányozni. Fel se merült bennem, hogy maga a rendszer nem jó. Nagyon nem tetszett a kialakult helyzet.

Az elhatározás megvan, már csak teljesíteni kell

Egy őszi reggel azzal az elhatározással keltem fel, hogy ma bizony ennek véget vetek. Felszámolom a rendetlenséget a papíroknál. A garanciális dolgokkal és számlákkal kezdtem. A 2 nagy dobozt lehoztam a padlásról és pár frissebb “beszerzés” papírjait is összeszedtem egy halomba a lakás különböző pontjairól.  Szép adag volt. Minden lapot kézbevettem, megnéztem és dobáltam ki ami nem kell.

dobozok és mappák

Két szempontom volt:

  • Az egyik, hogy egyáltalán meg van-e még a dolog, amihez tartozik,
  • a másik, hogy tudom-e még érvényesíteni a garanciát.

Kivételt azok a nagyobb műszaki cikkek képeztek, amiket szakember szerelte be és ezt tudni kell igazolni, pl. gázsütő.
A blokkokból pedig az csak azok maradtak, amiket idén vettünk, a leírásokból pedig csak a magyar nyelvűeket tartottam meg, amiknek a használata kicsit bonyolultabb az átlagnál. Így keletkezett egy “kell” és egy “nem kell” kupac. Utóbbi a tavaszi iskolai papírgyűjtésre vár. Már érzem, hogy benne leszünk a top 3-ban súlyt illetően. Körülbelül három nap alatt néztem át az összes papíromat, csináltam amikor tudtam, napi több órán át.

Mivel nem szerettem volna, hogy megint eluralkodjon a káosz a papírjaim között, a rendszerezés sem maradhatott el. A “kell” kupacot termékenként genothermeztem, felcímkéztem, illetve a blokkokat (sokat vásárolunk Aldiban, Lidlben) egybe tettem bele. Egy gyűrűs dossziéba nem fért bele, úgyhogy végül kettő lett. Egy a tartós és beépített fogyasztási cikkeknek, egy pedig a kisebb dolgoknak. Mivel több, mint a felét kidobtam, nem érdekelt, hogy mennyire helytakarékos a végeredmény, csak legyen átlátható és kezelhető.

Az első sikerélmény utáni motiváció

Nagyon fellelkesedtem, hogy ezt milyen szépen elrendeztem, úgyhogy haladtam végig a lakáson és hordtam mindent az előzőleg kiürített dolgozó (vendég, és főként “most nem rakom el majd később keresek neki helyet cuccok raktára“) szobába:

  • a  nappaliból az épp aktuálisan felhalmozott papírokat,
  • a korábban szépen dossziéba rendezett iratokat és
  • a melléjük halmozott “egyszer le fogom ezeket is fűzni” kupacokat.

Végül pedig felmerészkedtem a padlásra a maradék három dobozért. Nem túlzok: 15 körben tudtam lehúrcolni, mert a dobozokat egyedül nem voltam képes létráztatni. Iratrendezők, gyűrűskönyvek, mappák, minden előkerült.

Napi motivációra lenne szükséged?

Nézd meg a Napi Rendszerezős Egyperceseket, az ingyenes videósorozatot, ahol 30 napon keresztül kaphatsz tippeket!

dossziék

Felesleges papírok felszámolása

A szoba tele lett, én pedig elszörnyedtem. Általában 1,5 órát alszik a gyerkőc napközben, ezalatt kellett a válogatást és 

a rendszerezést is megoldani, pár egyéb feladat mellett.  Úgy éreztem, hogy sose fogok végezni. Aztán nagy levegőt vettem és kinyitottam az első kezembe kerülő mappát.  Apósom papírjai voltak, lassan 15 éve eltemettük, ideje volt a papírokat is lezárni. 

Jött a kérdés, hogy hogyan rendszerezzem őket? 

Nem volt ötletem, de pont ez vezetett rá a helyes megoldásra. Egyszerűen csak szétszedtem, hogy kell vagy sem, ahogy a garanciális papíroknál is tettem.  Utóbbi  később két részre bomlott, papírgyűjtés vagy elégetni.  Minden nap amikor a gyerek aludt, újabb és újabb adagokkal végeztem.

Több hétig tartott, de a végére értem.  A “nem kell” kupac sokkal nagyobb volt, mint ami végül maradt. Az egyik dobozokba került, a másikat pedig elkezdtem szétbontani. Még ekkor se volt tiszta, hogy mi lesz a vége.

Legegyszerűbbnek az tűnt, ha személyenként, lakásonként, autónként, stb csoportosítok. 

Végül ezeket is egyesével kézbe véve elkezdtem kisebb egységekre bontani. Amikor egy adag készen lett, kapott egy genothermet és egy post-itet amire ráírtam, hogy mi van benne. Pl  SBJ ADÓ 2000 – fizetési és adózási papírjaim a 2000. évre. Itt még mindig nem tudtam, hogy fogom végül tárolni. Eredetileg témakörönként voltak, de nem mindig tudtam egyértelműen elkülöníteni a kész “csomagocskákat”, hogy hova is tenném, így egy dobozban kaptak helyet, hogy nem csússzanak szét mindig.

Iratrendezés: meglepően csodálatos eredmény

Amikor a végére értem, jött a megvilágosodás. A archiváló doboz lesz a megoldás. Egyetlen közepes méretű dobozba elfért az egész család majdnem összes irata. Kivételt képeztek az orvosi papírok. Azoknak 1-1 talpas tasakot neveztem ki, de belül abban is genothermben vannak a papírok. Pl. egy a laboreredményeknek, egy a nőgyógyászati papíroknak, egy a szemészetieknek, stb.

Egy váratlan esemény miatt egyetlen este alatt be kellett fejezzem, így a végső címkézés és sorrendezés még hátra van, de már kezd körvonalazódni a fejemben, hogy miként lesz. Nagyon jó érzés volt a végén látni, hogy ennyi is lehet. Ezt már nem 15 körbe kellene lehoznom a padlásról.

Ennél sokkal jobb volt, hogy amikor előkerült még 1-2 papír (becsúszott más kategóriába) akkor pillanatok alatt a helyére tudtam tenni, mert átlátóvá vált számomra a rendszer. Több, mint 2 hétig csináltam összesen, apránként haladtam vele, nem is látva, hogy milyen hatalmas változás van folyamatban. Amikor készen lettem és ránéztem a dobozra, tényleg boldog voltam.

Boldog voltam, hogy vége, hogy átlátható és nem utolsó sorban, hogy nekem, teljesen egyedül sikerült ezt véghezvinnem.  Sok impulzus kellett ahhoz, hogy bele merjek vágni ebbe a feladatba, de egyetlen pillanatig se bántam meg, hogy hetekig minden szabadidőmet ez töltötte ki. A rend látványa megért minden percet.

Kép forrás: Pinterest

Papírok rendszerezése

Nézd meg, hogyan rendszereztük Smarta-nal a papírokat 😉

2018-02-16T21:05:05+00:00 0 hozzászólás

Hagyj üzenetet