Irodai rendszerezés 6 egyszerű lépésben

az irodai rendszerezés eredménye: átlátható íróasztal

Szükséges az irodai rendszerezés?

A rendetlenség és a felesleges holmi körülöttünk halogatott döntések sorozatát képviselik. Nap mint nap tárgyakkal telezsúfolt irodákban dolgozunk. Van, akinek egy egész irodája van, vannak olyanok, akik csupán egy asztalt tudhatnak maguknak a munkahelyünkön. Azt kell beosztani, dekorálni, kicsit otthonossá tenni, miközben a funkcióról sem feledkezhetünk meg. Már annyira megszoktuk, hogy sokszor észre sem vesszük, mi van körülöttünk. Ha nem hiszel nekem, nézz körül az irodában ahol dolgozol! Nézd meg az íróasztalokat, a szekrényeket, a polcokat. Nézz körül azokban az irodákban is, ahol megfordulsz: vajon tudatosan vannak elhelyezve a tárgyak a munkahelyi környezetben?

Az apró részletek már kevésbé fontosak számunkra. Sokszor elkezdünk “rendet rakni”, de nehezen fejezzük be. Az előléptetésért hajlandóak vagyunk extra órákat a projektjeinkkel foglalkozni, túlórázni, hogy megmutassuk, képesek leszünk az új kihívásokat legyőzni. A “rendrakás” viszont nem feltétlenül jár kéz a kézben az előléptetéssel. Rendszerezni és lefűzni a papírokat nem prioritás, hiszen nem jelent izgalmat mint például egy új termékkel előállni vagy pedig új folyamatokat behozni egy szervezetbe. Előfordult már egy tárgyaláson, hogy feltűnt, mekkora a rendetlenség?

Gondolj bele, ha valaki az irodáját nem tudja rendben tartani, hogyan lesz képes a rábízott feladatokat elvégezni, egy egész csapatot irányítani?

Átlagosan 15-30 percet töltünk naponta a tárgyaink keresésével. Éves szinten a rendetlenség és a rossz helyre tett tárgyak keresése akár 80 munkaóra kiesést is jelenthet a vállalatok számára. Ezen idő alatt a fontos papírokat, a tűzőgépet és a bele tartozó tűzőkapcsot keresgéljük, ahelyett, hogy a munkánkra tudnánk fókuszálni. Mennyire hangzik feleslegesnek ez az időtöltés?

Továbbá nem csak a munkáltatónknak kerül több pénzbe, hogy nem találunk valamit, hanem sokszor nekünk is. Volt már olyan, hogy nem tudtad elszámolni a taxit, mert nem találtad a számlát? Elkéstél egy megbeszélésről, mert nem találtál olyan tollat, ami fog? Vagy egyszerűen nem tudtál fókuszálni a munkádra, mert annyi minden megzavart a munka közben?

Mi a probléma?

Kialakítani és megtartani a rendet magunk körül nem könnyű – ha az volna, akkor nem lenne ennyi sikeres, intelligens, kreatív szakember, aki küzd a rengeteg holmival. Az iskolában ezeknek a képességeknek a fejlesztésén nem nagyon van hangsúly. Így, ha otthon nem kaptál egy jó alapot, nem tudtad eltanulni a szüleidtől vagy különösebben nem is érdekelt eddig rend, akkor egyszerűen: nincs szerencséd.

A megoldás

Rengeteg módja van, hogy nekiálljunk egy iroda vagy egy íróasztal rendszerezésének, de mindenesetre elmondható a legtöbb irodáról, hogy túl sok holmi van benne. Ez vonatkozik a személyes tárgyakra is, azonban rengeteg olyan tárgyat is felhalmozunk az irodában, amivel kapcsolatban nem tudjuk, hogy kinek kell dönteni, mennyi ideig kell megtartani. Nézz körül az irodában, az íróasztalodon, vedd szemügyre a tárgyakat, és kérdezd meg önmagadtól

Segít ez a tárgy elérni a célomat?”

“Többet tudok eladni általa?”

“Hatékonyabb marketingstratégiát tudok csinálni ebben a környezetben?”

“Jobb rendezvényeim lesznek általa?”

“Segít, hogy jobban élvezzem az időt, amit az irodában töltök?

Hogyha a válasz “nem, vagy nem tudom”, de még mindig nem vagy biztos, hogy ez bármiben is segítene a karriereden, akkor kérdezd meg magadtól:

Mi a legrosszabb dolog, ami történhet, ha nincsen itt ez a tárgy?

Ha együtt tudsz élni a válasszal, akkor adományozd oda, add el, vagy dobd ki – és dolgozz hatékonyabban utána nélküle.

Ha a rendszerezés és a rend nem természetes számodra, akkor nagy valószínűséggel egy hatékony rendszer segítségével sem lesz mindig üres és tiszta az íróasztalod, nem lesznek kacatmentesek a polcaid. Azonban egy rendszer kiépítésével tudatosíthatod magadban, hogy mi az, amit meg kell tenned ahhoz, hogy a legjobb önmagad legyél az irodában is és ne csak a munkáltatódnak spórolj, hanem magadnak is.

Otthonról dolgozol? Olvasd el a tippjeimet a hatékonyabb otthoni munkához, hogy fókuszáltabban teljenek a munkanapok otthonról is.

Az irodai rendszerezés kiépítése 6 lépésben:

Minden munka felét a helyes módszerek és eszközök ismerete jelenti. Az alábbi 6 lépés segítségével eltüntetheted a felesleges holmikat az irodából, megszüntetheted a rendetlenséget, könnyebben elérheted a céljaidat a munkahelyeden.

1. Bejövő/Kimenő/Lefűzendő

Három különböző kategóriába gyűjtsd az irodába bejövő, kimenő, illetve lefűzendő papírokat, amelyeket egy könnyedén elérhető tartasz.

Bejövő: azoknak a papíroknak, amit még nem néztél meg

Kimenő: azoknak a papíroknak, amelyek arra várnak, hogy eljussanak a címzetthez

Lefűzendő: azoknak a papíroknak, amelyek arra várnak, hogy rövid időn belül lefűzd őket

2. Hulladék/Újrahasznosítás/Megsemmisítés

Alakíts ki egy könnyű rendszert azoknak a holmiknak, melyekre már nincsen szükség. Ha az irodádban, közvetlenül az asztalod mellett nincsen egy papíraprító, akkor gyűjtsd külön a megsemmisítendő dokumentumokat. Fontos, hogy ezeket ne a szabad felületre rakd le, mert könnyen elkeverednek más papírokkal és csak a helyet foglalják. Találj ki egy rendszert, hogy milyen gyakran fogod ezeket a felgyülemlett papírokat megsemmisíteni: naponta, ebéd előtt, stb.

3. Naptár

Az egyik leggyakoribb papírszemét az asztalokon és körülöttük a rengeteg post it és kis papírka, amelyek segítenek emlékezni a feladatokra. Ezt redukálhatod, ha az asztalodon van egy naptár, amibe bele tudod írni a feladatokat, de az online naptár is sokat segíthet.

Másokkal időpontot egyeztetni gördülékenyebb, mint magunkkal. Érdemes beidőzíteni azt is, hogy mikor fogjuk a saját feladatainkat megcsinálni, így kisebb az esélye annak, hogy megfeledkezünk róluk.

4. Névjegykártyák

Mások személyes adatai, telefonszámok, emailcímek. Rendszerezd őket online vagy akár offline formában is.

5. Aktuálisan használt iratok

A folyamatban levő projekteddel kapcsolatos mappákat tartsd közel az asztalodhoz. Kizárólag azokat a papírokat őrizd meg, amelyekre valóban szükség van. Amint lehetséges, tömörítsd az információt és csak a szükséges mennyiséget, a rögzítendő információkat tartsd meg a jegyzeteidben.

Az iratokat az alábbi módon rendszerezheted:

Idő szerint (havi bontásban – jan-dec)

Feladatok alapján (választ várok, adategyeztetés, számlázás)

Név szerint (projekt, ügyfél, rendezvény)

Legtöbben ezeknek a kombinációját használjuk, azonban fontos, hogy ne csak számodra, de a munkatársaid számára is egyértelműek legyenek a rendszerezési módszerek.

6. Hivatkozásközpont

Ezekben a mappákban azokat a papírokat őrzöd, amikre nincsen szükség nap mint nap, de szükséged van rájuk időről-időre. Ezek a mappák ne vegyenek el helyet a mindennapi munkakörnyezetedből. Tárolhatod őket egy távolabbi szekrényben is, de az fontos, hogy pontosan meglegyen a helyük és ha szükség van rájuk, akkor viszonylag könnyen hozzájuk férj.

A fenti rendszer alapján egy éppen futó projekthez tartozni fog egy aktuális iratoknak dedikált mappa és egy olyan mappa is, amely a már lezárt feladatokhoz kapcsolódik, itt lesznek a szerződések, megőrzendő iratok, korábbi ajánlatok.

A 6 lépésből biztos volt ismerős számodra. Azonban, amelyiknél azt érezted, hogy nem tökéletes az irodában, az irodai asztalnál, annál gondold végig, hogy miként változtatnál rajta! Érdemes azt is felmérni, hogy mennyi időbe fog telni, mire véghez viszed: aztán szánd rá azt a pár órát. Mentesítsd a felületeidet, szekrényeidet a felesleges tárgyaktól és állítsd meg a rendetlenséget az irodádban – most! 

Az irodai rendszerezés kialakítása után: a rend fenntartása az irodában

Az irodai rendszerezés egyfajta művészet. Sokszor felteszed magadnak: “Mit kell tennem, hogy rend legyen?” Azonban gyakran inkább azt kellene feltenni: “Mi az, amit valóban meg fogok csinálni?”

Nem elég egyszer megválni a felesleges tárgyaktól körülöttünk. Ez egy gondolkodásbeli váltást is jelent. Tudom, senki sem szeret a rendszer fenntartásán gondolkodni. Minden egyes projekt addig izgalmas, míg ki nem alakítjuk. Amint valami meghibásodik, elromlik, újra felgyülemlik a sok tárgy, már inkább  teher, mint kihívás. Ezért mérlegeld már előre, hogy mennyire leszel képes a megtervezett rendszert fenntartani. Úgy is veheted, hogy a rendszer fenntartásához szükséges a szokások elsajátítása és ezekkel együtt leszel sikeres hosszútávon.

Ha tudod, hogy nem leszel képes fenntartani a rendet, akkor kérj segítséget. Hosszú távon a te érdeked, hogy az irodád tükrözze az értékesített termékek és szolgáltatások minőségét és neked ne kelljen többet szabadkoznod.

Napi Rendszerezős Egypercesek

Ingyenes videókurzus

Napi Rendszerezős Egypercesek

ÉRDEKEL
2018-02-19T17:26:37+00:00 0 hozzászólás

Hagyj üzenetet